Für Agenturen, Coaches & Berater

Automatisieren. Skalieren.
Mit System

Dank intelligenter Systeme, Prozesse & KI-Automatisierungen, deine Marge auf bis zu 50 % steigern. Alles ohne neue Mitarbeiter einzustellen.

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Certified Airtable Builder

Wir arbeiten nur mit den besten Systemen

Deine Auslastung ist zu hoch
Deine Marge ist es nicht

Icon: Checkliste – Onboarding ohne Struktur

Onboarding ohne Struktur

Jeder neue Kunde bedeutet dieselbe Klickarbeit von vorn: Ordner anlegen, Willkommensmails tippen, Zugänge verteilen, Daten von hier nach dort kopieren. Alles manuell, alles fehleranfällig.SymptomDer erste Eindruck, den dein Kunde von dir bekommt: unprofessionell.

Icon: Fulfillment ohne Überblick

Fulfillment ohne Überblick

Aufgaben bei Asana, Dateien im Drive, Absprachen in Slack und Mail, und keiner im Team weiß, was gerade Priorität hat. Also ziehen sich Deadlines, Projekte bleiben liegen oder werden vergessen.SymptomDeshalb bist du im Tagesgeschäft gefangen, weil ohne dich nichts läuft.

Icon: Backoffice ohne Ordnung

Backoffice ohne Ordnung

Rechnungen, Verträge, Zugänge und Kundendaten – überall verteilt und nicht an einem Ort. Also wird gesucht statt gearbeitet und zum Monatsende beginnt jedes Mal dieselbe Zettelwirtschaft.SymptomUnd genau deshalb bereitet dir dein Backoffice Kopfschmerzen.

Ein System für dein gesamtes Fulfillment.
Strukturiert, automatisiert und unabhängig von dir

nodeX Fulfillment System

Ein Ort für Projekte, Aufgaben, Kunden, Backoffice und Finanzen. Jeder im Team sieht, was heute dran ist und was Priorität hat. Deadlines stehen im System statt in einer Absprache von letzter Woche. Dein Backoffice läuft dabei automatisch im Hintergrund mit: Rechnungen gehen raus, offene Zahlungen werden überwacht und gemahnt, Fristen melden sich von selbst.

Ergebnis

Projekte werden zuverlässig geliefert, ohne dass du deinen Mitarbeitern hinterherrennst. Zahlen, Daten, Fakten siehst du auf einen Blick, auch von unterwegs.

Dein Tagesgeschäft läuft auch an den Tagen, an denen du nicht da bist.

Was erfolgreiche Agenturinhaber, Coaches & Berater
über die gemeinsame Zusammenarbeit sagen

MAIMPACT Logo
Friedrich Schneider Co-Founder & Geschäftsführer, MAIMPACT GmbH

„Wir sparen mindestens 5 Stunden Zeit jede Woche. Ich hab keine Kopfschmerzen mehr, dass irgendwelche Sachen vergessen werden. Wir wissen einfach, dass es funktioniert!“

Ausgangssituation

Als schnell wachsende E-Commerce-Beratung stand MAIMPACT vor der Herausforderung, dass jeder neue Kunde denselben manuellen Aufwand bedeutete: Vertrag erstellen, rausschicken, Projektordner anlegen, E-Mail-Liste pflegen, Kunden im Videokurs anlegen, Passwort vergeben, Onboarding-Mail schreiben, Terminbestätigung versenden. Alles per Hand, alles fehleranfällig. Trotz Checklisten wurden Aufgaben vergessen, Kunden mussten warten.

Ergebnis

Heute löst ein unterschriebener Vertrag den gesamten Onboarding-Prozess automatisch aus. MAIMPACT spart dadurch mindestens 5 Stunden pro Woche, entlastet das Team und hat die Sicherheit, dass kein Schritt mehr vergessen wird.

Mechlers Art Logo
Maximilian Mechler Gründer & Geschäftsführer, Mechlers Art GmbH

„Zwei Jahre lang haben uns Anbieter Automatisierung versprochen. Erst mit nodeX läuft die Buchhaltung endlich automatisch, und der fertige Ordner geht direkt an den Steuerberater.“

Ausgangssituation

Mechlers Art hatte über zwei Jahre verschiedene Buchhaltungstools und Anbieter im Einsatz. Alle versprachen Automatisierung, keines hat sie geliefert: ständige Neu-Logins bei Facebook, Instagram und Co., um Rechnungen herunterzuladen, Belege, die nicht der richtigen Zahlung zugeordnet wurden, und teure Zusatzpakete, die trotzdem nicht sauber funktionierten. Jeder Beleg musste eingescannt und von Hand von A nach B geschoben werden. Statt Arbeit abzunehmen, erzeugten die Tools mehr davon.

Ergebnis

Heute läuft die Belegerfassung automatisch. Rechnungen werden direkt aus dem Postfach erkannt, Reise- und Bewirtungsbelege per Foto über ein Formular hochgeladen. Alles landet sortiert in Google Drive und wird mit Bank- und AMEX-Umsätzen abgeglichen. Statt Belege hinterherzujagen, reichen heute ein bis zwei Stunden Kontrolle im Monat.

Von der Analyse bis zum
automatisierten System

Kalenderansicht der Terminbuchung für das kostenlose Erstgespräch

Erstgespräch

Buch dir einen Termin in unserem Kalender. Am Telefon klären wir kurz, welcher Bereich bei dir gerade am meisten Zeit frisst und ob wir dir dabei weiterhelfen können. Wenn es passt, geht es weiter mit der System-Analyse.

Systemplanung im Gespräch mit Headset am Laptop

System-Analyse

Wir nehmen uns Zeit für deine Abläufe: Wo läuft was, wo bleibt Arbeit liegen, wo entsteht der größte Engpass. Danach hast du absolute Klarheit darüber, welche Systeme und Automatisierungen bei dir wirklich greifen.

Aufbau einer Automatisierung im n8n-Workflow

Aufbau

Erst die Struktur, dann die Automatisierung. Wir bauen deine Prozesse so auf, dass sie mit dir wachsen: mehr Kunden, mehr Team, gleiches System. So musst du in einem Jahr nicht wieder über neue Tools nachdenken.

nodeX ist dein strategischer Partner
für digitale Systeme & automatisierte Prozesse

Wir kommen aus dem Agentur- und Beratungsalltag und vereinen Branchenwissen mit Expertise aus der digitalen Prozessautomatisierung.

Marc-Aurell Risch – Automatisierungs-Experte und n8n-Spezialist bei nodeX Consulting

Marc-Aurell Risch

Automatisierungs-Experte

Schon als Jugendlicher baute Marc mehrschichtige Firewall- und Proxy-Setups, getrieben von der Frage, wie sich Abläufe effizienter gestalten lassen. Als Datenerfasser automatisierte er später wiederkehrende Aufgaben eigenständig mit Python-Skripten und Makros. Seit fünf Jahren arbeitet er mit n8n und baut Prozesse, die Teams Zeit zurückgeben und Fulfillment strukturiert und planbar machen.

Marcel Iliopoulos – Systemstrategie und HubSpot-Beratung bei nodeX Consulting

Marcel Iliopoulos

Systemstrategie & Kundenberatung

Durch seine Vertriebs-Erfahrung bei einer der größten Recruiting-Agenturen & digitalen Finanzberater im gesamten DACH-Raum hat er tiefgreifende Einblicke in die Engpässe interner Agentur- & Dienstleistungsprozesse gewonnen. Als ehemaliger Setter-Mentor hat er insbesondere für Schwachstellen im Salesprozess und Mitarbeiter-Onboarding immer die passende Systemstrategie parat.

Justin Schreiber – Sales und Online-Marketing bei nodeX Consulting

Justin Schreiber

Social-Media & Sales

Als Freelancer für E-Commerce-Kunden merkte er schnell, dass der Schritt zur Agentur nur möglich ist, wenn saubere Prozesse es Mitarbeitern ermöglichen, effizient zu arbeiten. Das Dasein als Freelancer hängte er an den Nagel, um sich Vollzeit Unternehmensprozessen und KI zu widmen. Heute kümmert er sich um unser Marketing und berät unsere Kunden bei KI-gestützten Fulfillment-Lösungen.

Häufig
gestellte Fragen

Deine Frage ist nicht dabei? Schreib uns direkt an. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden.

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Wir sind darauf spezialisiert, unklare Prozesse bei Agenturen, Coaches & Beratern in klare und automatisierte Systeme zu verwandeln. Das lohnt sich für jede Agentur, jedes Coaching und jede Beratung ab 2 Mitarbeitern. Hier häuft sich der manuelle Arbeitsaufwand bereits so weit, dass die richtige System-Lösung sowie Automatisierung in den Bereichen Onboarding, Vertrieb, Fulfillment und Backoffice unumgänglich werden zum Skalieren.

Die System-Analyse ist komplett kostenlos. Danach hast du die Auswahl zwischen einem Projektpaket als Einmalzahlung oder einem monatlichen Retainer, bei dem wir innerhalb deines Business nach und nach alle unklaren Prozesse beseitigen und durch klare und automatisierte Systeme austauschen.

Wir bauen Automatisierungen grundsätzlich mit jedem gängigen Tool. Im Fulfillment und Onboarding von Monday, Notion, Trello bis Asana und im Vertrieb CRMs wie SalesSuite, Close oder HubSpot. Bei jeder Automatisierung setzen wir auf n8n. In der Praxis hat sich für Agenturen, Coaches & Berater eine bestimmte Kombination bewährt: Airtable + n8n als Basis für Fulfillment-Strukturen & Automatisierungen. Bei Bedarf auch Tool-Anbindung sowie saubere Übertragung und Auswertung der Daten vom CRM oder der Buchhaltung direkt in Airtable. Diese Kombination hat sich bei Agenturen, Coaches & Beratern als am stabilsten, skalierbarsten und kosteneffizientesten erwiesen.

Das hängt stark vom Umfang ab. Eine Onboardingautomatisierung geht nach 1–2 Wochen live. Die Einrichtung komplexerer Systeme wie ein strukturiertes und automatisiertes Airtable-Fulfillment dauert typischerweise 4–8 Wochen. Unser Fokus liegt nicht auf schneller Übergabe. Wir nehmen uns die Zeit für hinreichendes Testen, damit dein System nicht nach einem Monat schon wieder repariert werden muss.

Wir schulen dich und dein Team hinreichend in der Verwendung deines Systems. Egal ob Onboardingautomatisierung, automatisiertes Airtable-Fulfillment, CRM-Setup oder n8n-Automatisierungen im Backoffice. Du erhältst eine ausführliche Dokumentation deiner Workflows und Systeme. Durch die Dokumentation und die Schulung bist du danach unabhängig in der Anwendung und Wartung. Optional begleiten wir dich als externe IT-Abteilung weiterhin für Optimierungen, neue Prozesse und Fragen rund ums Thema Systeme und Automatisierungen.

Absolut nicht. Wir richten alles ein und schulen so, dass es auch Menschen ohne Fachkenntnisse verstehen. Tools wie Airtable oder n8n laufen im Hintergrund. Dein Team arbeitet nur mit den Oberflächen, die wir euch zur Verfügung stellen. Die Schulung ist umfangreich, sodass ihr nach der Übergabe unabhängig seid.

Ja, absolut. Gerade Agenturen, Coaches und Berater ab 2 Mitarbeitern profitieren enorm von Automatisierungen. Denn genau da entsteht der Sweetspot. Die manuelle Arbeit häuft sich bereits an, aber ein klares System ist noch nicht vorhanden. Genau hier setzen wir an, bevor das Chaos mitskaliert.

Sieh selbst,
wie wir arbeiten

Du willst sehen, wie wir arbeiten, bevor du mit uns sprichst? Auf unserem YouTube-Kanal geht es um Automatisierungen und Systeme, mit denen du und dein Team deutlich effizienter arbeiten. Wir stellen Tools vor, sprechen über technische Details und über Fehler, die du dir sparen kannst. Vor allem aber über das, was heute alles für dich möglich ist. Alles, um zu erkennen, was auch bei dir drin ist.

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